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 湖北京山企业商会财务管理制度

 

第一章  总则

第一条  为了规范商会财务行为,保障会员的合法权益,加强会费管理,严格财经纪律,提高资金使用效益,促进我会健康发展,根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制》和《社会团体登记管理条例》以及本会《章程》等有关规定,结合我会实际,制定本措施。

第二条  商会财务实行自收自支,独立核算,自求平衡的原则。

第三条  商会的财务人员必须遵守国家的有关法律、法规,认真执行有关财务、财务制度和本措施的有关规定。

 

第二章  收入管理

第四条  商会经费收入管理的原则:

1、在国家政策允许的前提下,本着积极筹措、多渠道开辟的原则,合理组织资金来源。

2、收取会费的尺度依照湖北省民政厅、财务厅关于社会团体收取会费有关规定执行。

3、在开展重大活动需要社会或有关企事业单位给予资助时,遵循自愿原则,根据活动所需的经费预算,经本会理事会研究决定后收取。

4、开展有偿服务的收费根据国家和省有关部分核定的尺度管理。

5、本会所有的收入(包罗各个会员的会费、有关单位及个人的捐赠、有偿服务收入等)必须全额上缴商会单一的具有法定效力的帐户,由财务室统一核算。

第五条  本会的经费收入主要包罗:

1、会费收入:指个人会员和单位会员缴纳的会费。会费是我会最基本、最简单、最稳定的来源。会费的收取按会员代表大会讨论的入会措施和会费收取尺度执行;入会者自愿申请并填写相关申请表后,申请人按有关程序报批后入会。若过期二个月并无正当理由拖欠年会费,经多次催促仍不缴纳的,视为自动放弃,并免去商会一切职务及待遇。

2、捐赠和资助收入:指政府机构、国内外有关团体、单位和个人捐赠和资助的资金、实物及其他有价证券等。

3、提供服务收入:指我会开展技术、信息的咨询与服务;技术引进、开发和转让;人才培训以及举办展览、展馆订货会、角逐和组织的观光、考察等收入。

4、投资收益:内部资金、融资、借贷担保等收入。

5、其他合法收入。

 

第三章  支出管理

第六条  本会经费支出管理的原则:遵守国家有关财务制度和和财经纪律,支出以资金使用效益为根本,量入为出,实行预算管理。

秘书处必须在每年的年底体例下一年度的计划收支情况,报会长(法人代表)并召开理事会讨论通过后方可作为下一年度的收支计划。执行过程中,严格根据计划用款,由秘书长严格把关。如遇计划外用款须由会长(法人代表)、秘书长、审核并报会长办公会通过后,才华支出。

第七条  本会的经费使用范围包罗:

1、会员活动:节日联谊、文化活动、教育培训、商业交流、宣传推广等;
    2、对外交流:商会与国内外商业组织、政府机构的往来、交流活动;
    3、会员服务:商业信息法律咨询,维权服务及投资咨询、文化交流;
    4、日常办公:聘用专职工作人员工资、购置固定资产、办公用品等;
    5、其他活动:商会到场或举办企业管理论坛,信息交流活动及其他活动。
    6、商会《章程》内允许开支的相关合理费用。

第八条   支出审批制度

1、预算内审批:商会开支严格按年度预算控制商会费用开支,认真做好各项财务收支的计划、控制、核算和分析工作,有效利用各项资源,管理资金、盘活资金,充分发挥资金使用效益。

2、商会各项收入必须开具社会团体统一专用收据。收据应依次按编号使用,填写内容准确完整。所有联次记载的内容、金额必须完全一致。作废收据的各联次应完整收回并附于原存根联上。

3、商会是独立的法人,依法享有法人财产权力和民事权力,承担民事责任。所以商会财务工作由会长负责管理,一切费用支出由会长“一支笔”审批。为了便利日常工作的开展,会长可根据实际需要授权秘书长审批商会日常管理经费支出。其中;

在年度预算内单项开支金额在5000元以下(含5000元)的费用由秘书长审核,集中报会长签批;超过5000元,应于发生前由秘书长审核并报会长同意后开支,事后必须补填费用申报单报会长签批。

在年度预算内单项开支金额超过30000元以上的重大费用,经会长议事会议讨论决定,填报费用申请单,报经会长(法人代表)审批后,由秘书长审核,会长签批。

会长、常务副会长、副会长和首席顾问以及担任商会职务的顾问,因商会工作需要开支的,统一由秘书长按上述原则管理。

秘书处聘用工作人员的工资待遇等开支,由秘书长提出意见,会长签批。

报销审核程序

(1) 本会发生的各项开支都必须由经手人凭合法的原始票据填写费用报销单,注明支出事由、项目、单据及附件张数、报销金额,上报审批签字后,交财务室核对无误后方可付款。

(2)差别人员支出的费用不得混淆在同一张费用报销单上。

(3)对所有报销内容,秘书长必须就其合法性、合理性及须要性进行审核。

(4)财务室对所有报销票据,依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性、合理性及须要性进行审核。

(5)加强报销管理,当月帐,当月报,当月清。

第四章  财产、物资管理

第九条  本会的财产、物资包罗固定资产、材料

1、固定资产是指单价在2000元以上,耐用时间在1年以上,而且在使用过程中基本保持原有物资形态的资产。

(1)固定资产的购置:固定资产的购置原则上由秘书处统一负责,对于必须添置的固定资产,必须提出书面申请,经秘书长审批后,方能由2人或2人以上共同采购,取得正式发票,并在单据后注明发货单位名称、地址、电话,以便核实;

(2)固定资产的维护管理

A.秘书处应建立固定资产台帐,明确固定资产购置、验收、保管、领用、调拨、报销、报废等管理程序和责任。专管人员必须定期检查固定资产的使用、保管情况。

B.固定资产的报废:固定资产属正常报废的,单价在1万元以下的由会长(法人代表)批准销帐,并报理事会存案;单价超过一万元的应报会长办公会批准。属于过失性责任事故造成的,应由过失责任人负责赔偿,并给予一定的经济处罚,属于违法的,应报司法机关依法严肃处理。

2、材料是指库存的物资材料以及达不到固定资产尺度的工具、器具、低值易耗品等。材料由专人保管,建立备查表,领取时必须签字,加强对材料的管理。

第五章  财务管理与财务监督

第十条  会长(法人代表)应对我会的全部财务活动负责。在换届或更换法人代表之前,接受中介组织对其财务审计;会长届满或因公调离须进行离任审计。。

第十一条  每年年初由秘书处会同财务组织体例年度收支预算,报经理事会审核通过后批准实施。每年年末由财务体例决算陈诉,对比当年收支预算的差额部分要进行定量和定性分析。

第十二条  商会根据财务业务的需要设置行政财务部,配备兼职会计一名,根据会计内部控制制度及有关会计规章制度,各担其职,各负其责,实行钱、帐、物分人管理。会计核算要做到日清月结,帐实相符,帐帐相符,帐表相符。

财务人员的调动和离职,应按《会计法》的有关规定管理交接手续。

第十三条  商会的财务工作接受会员代表大会的监督,年终财务应向理事单位以上的会员陈诉财务状况及工作情况,并在商会网站刊物予以公布,接受监督指导;每年年底向会员代表大会陈诉财务工作。

第十四条  依照有关财务规定,认真体例经费收支预算、决算报表,定时上报理事会。

第六章  附则

第十五条  本制度解释权属商会理事会。

第十六条  本制度自会长办公会后通过之日起实施。

湖北京山企业商会秘书处

2010年6月26日

     

会长办公会议和会长议事会议制度

 

       为充分发挥商会领导班子的团队作用,切实提高商会工作的决策水平和服务效率,树立商会良好的整体形象,更好地为会员服务,特制定会长办公会议和会长议事会议制度。

一、会长办公会议

1、会长办公会议半年召开一次,时间为每年的6月、12月第一个星期举行。

2、会长会议由首席顾问、会长、常务副会长、副会长、秘书长、和顾问团代表组成。根据会议议题的需要可邀请担任名誉职务的领导及顾问团代表到场。

3、会长办公会议由会长主持,秘书处召集而召开的会议。

4、会长办公会议的主要任务是:听取秘书处工作汇报;审议秘书处提出的工作方案;讨论商会重大事宜;讨论研究商会的长远发展规划和短期工作活动的摆设;决议商会运作的重大事项;检查各项决议的落实情况;总结阶段性工作的经验教训;摆设阶段性工作任务等。

5 、对会长、常务副会长、会长的每次参会情况,参会人员原则上不得缺席、迟到、早退。有关人员确因特殊情况不能到场的,必须事先向首席顾问、会长或秘书处请假并取得同意后,可以委派他人到场,并在会上表达本人对议题的意见。

    秘书处实行会议通报制,在每次会议结束后的会议纪要中予以通报参会人员的到会情况。如一年内二次未参会者,秘书处将提交会长办公会进行通报和接纳其它处罚措施。

二、会长议事会议

1、会长议事会议是由商会理事会成员3-5人提议,提出商会建议和商讨解决会员提出的各种问题和困难,由提议人将议题提交商会秘书处,由秘书处讨论后提交会长决定是否召开。

2、会长议事会议由会长、首席顾问、常务副会长或副会长代表、议题提议人和秘书长组成。     

3、会长议事会议由会长或首席顾问主持。

4、会长议事会议的主要任务是讨论研究商会理事会成员提出的新的建议和商会日常运作中出现的重大事项;商讨解决会员提出的各种问题和困难;通过新入会的会员名单;以及不在商会工作计划中摆设的各类活动及相关事项。

5、会长议事决议作为会长办公会会议的增补内容,由秘书处记录存案。

三、会长会议和会长议事会议的议题,由商会秘书处在会前根据商会的工作情况和会长、常务副会长、副会长的有关提议整理,(重要问题事先酝酿和沟通)并在会议召开前通报给各位参会人员,各位参会人员须做好会议前须要的准备。每次会议都要有会议纪要,并由秘书处检查会议决定事项的落实情况。

四、坚持商会定期会议制度,如全体会员大会、理事会、会长办公会、会长议事会议。通过这些会议,根据民主议事的原则,研究商会工作和发展方向,确定商会的大政方针。明确会员大会每年召开一次,理事会、会长办公会每半年召开一次,会长议事会议不定期举行。

      商会秘书处日常工作制度

 

一、秘书处职能及人员配置

    (一)工作职能:

       秘书处是商会的服务机构。在会长的领导下,由秘书长主持,负责处理本会日常工作。其主要职能:

    1、处理商会日常事务;

    2、收集整理会员、理事的建议和议案,落实商会有关决议;

    3、处理商会有关往来电函、文件,并负责有生存价值的资料、电函、文件(包罗电子文本、图片)等的建档、归档和生存,负责保管和按规定使用商会印章;资料的整理归档,负责本商会印章的使用、管理;

    4、负责商会日常财务管理,体例年度财务支出预、决算,负责催收会费和接受有关赞助费;

    5、负责商会工作规划、计划的拟制和各种文件的起草,筹划和摆设商会有关会议和活动的组织和摆设,包罗会议和活动方案的有关文件的起草等; 

    6、负责商会刊物、报纸、工作简报的编辑、发行;

    7、负责发展新会员,做好会员档案的建立和管理工作,编印会员通讯录。

    8、加强对外联络,走访武汉市及各城区政府部分,密切与政府部分、兄弟商会和湖北省各市州的联系,积极收集国家和地方有关政策以及经济、投资、招商引资信息,及时提供给会员单位,在条件成熟的前提下商会成员抱团融资共同发展。

    9、成立创业基金,扶持有理想京山籍年青人士寻找好项目(有科技含量的和发展潜力的阳光产业),为其寻找政策资助、资金扶持等鼓励年轻人励志创业、发展壮大。

   10、负责会长、常务副会长、副会长以及顾问团领导交办的其他事宜;

(二)人员配置:

     1、根据工作需要,秘书处可配一至二名专职工作人员和若干名兼职副秘书长,协助秘书长工作。视商会秘书处工作需要,目前需配备工作人员2名。

     2、工作人员从社会上公开招聘,必须具备大学本科以上学历,具有文秘工作必备的能力和组织活动能力,具有为会员服务的意识和爱岗敬业的精神,扎实的工作作风,能独立完成交办的各项事务。

     3、专职工作人员实行合同制聘用,合同每年签订一次,合同期满后根据其本人工作业绩等实际情况决定聘免。

二、商会办公室工作职能:

    1、负责商会与京山籍在汉各界人士的联络、沟通,促进相互间的交流与合作,继续抓紧发展新会员、巩固老会员以及商会会费的收缴工作;

    2、加强为会员服务,深入会员企业单位调查研究,了解会员企业的基本情况和需求,及时了解会员企业的发展情况和亟待解决的问题,提出资助会员排忧解难的建议;切实资助会员企业解决实际问题。(特别是在京山有投资项目的企业和个人会员)。

    3、组织商会成员到场社会公益事业活动,通过商会组织的“文峰励志”助学活动树立商会的新形象,打造商会品牌,扩大商会的影响,同时要加强后期对商会助学对象的管理;

    4、负责联络商会、协会,增进兄弟商会间的交往,并积极扩大对外交往,促进商会会员与各商会团体的交流合作;

    5、根据商会工作摆设,提出组织会员进行各类商务考察的建议方案;

    6、负责编辑、出版、发行刊物、报纸、和商会简报,负责商会网站的建设、编辑、运转及管理工作;

    7、对有需求举办各项活动的会员,积极协助其组织举办各种讲座、学习会、培训班扩大会员的业务范围和加强会员之间的联系。

    8、负责联络商会会员,组建商会通讯员队伍,搭建好商会信息平台,促进会员间的信息交流和合作,在商会内部推行“资源共享、会员之间同等条件下业务优先的原则”。同时加强对外联络,走访武汉市及各城区政府部分,密切与政府部分、兄弟商会和湖北省各市州的联系,积极收集国家和地方有关政策以及经济、投资、招商引资信息,及时提供给会员单位。

    9、 提出开展多种形式的会员座谈、联谊活动和建议方案,负责各类活动的会务及联络落实工作,不绝增强商会的凝聚力、向心力和合力,培育以商会为核心的团队精神;

    10、为会员在教育、医疗等方面提供资助。 

 

会费收缴、使用管理暂行措施

 

     为规范本会会费管理,增加透明度,根据《商会章程》的相关精神,使会费收入更好的用于本会建设和组织有关活动,特制定本暂行管理措施。

一、 会费收缴时间

      本会会费按年度交纳,每年年度会费收取定于每年春节联欢会(每年元月31日)之前。

二、 会费收缴尺度

      会长3万元/年;常务副会长2.6万元/年;副会长1万元/年;常务理事5000元/年;理事2000元/年;会员500元/年。

三、 会费使用范围

  1.  聘用人员开支

  2.  本会的日常办公开支;

  3.  组织有关活动的费用;

  4.  编辑出版刊物、网站、 资料的费用;

  5.  购置本会固定资产;

  6.  与本会工作有关的其他费用支出。

会长轮值制度

      为了进一步促进商会日常工作的正常有序开展,充分发挥会长、常务副会长、副会长的重要作用,推动商会自身建设朝制度化、规范化、长效化方向发展,特制定本制度。

     1、商会按一室五部组织构架图的各部分分管领导常务副会长、副会长实行定期轮值值班制度,轮值常务副会长、副会长须履行商会章程规定的职责,在轮值期内协助会长主持轮值期内商会工作,并对理事会、会长负责;

     2、根据理事会、会长办公会议的工作摆设,协助会长推进商会的各项工作摆设,指导和督促秘书处日常工作的开展;
     3、在轮值期内至少筹谋组织一项有意义、有特色的商会活动;

     4、代表商会出席有关政府组织、社会团体等单位邀请到场的重要会议,到场商会与有关部分以及商会的交流工作会议;

     5、协助处理商会重大的时间和应急突发事件;

     6、轮值交接工作和需要处理的其他事件;

 

 

信息平台制度

    为了让会员及时掌握政治、经济及会员之间的商务信息,特制定本制度。

     1、会员单位每个月将企业的动态和企业对外优惠活动提前告知商会办公室,统一由办公室整理归类后再将信息通过网络、短信平台、商会内部活动等形式及时反馈给会员,实行内部资源信息共享。

     2、商会内部遵循“会员之间同等条件业务优先”原则

定期举办项目信息发布会,各种商务信息优先让会员知道,会员可以在同等条件下到场竞标、竞谈,项目能否合作均要到场统一的竞标。会员企业产品有优惠活动时,也需提前告知商会办公室,由商会把企业优惠信息通过信息平台告知会员,商会会员享受会员单位的内部优惠价和会员价。

     3、商会办公室将政府招商信息、新的规划项目等,通过平台定期向会员发布。

                      

 

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